Datenschutzerklärung (Elternportal)

Version: 2.0 | Stand: 24.08.2026 | Gültig ab: 24.08.2026

1. Verantwortliche Stelle

Verein Kita Schildli

Merlachfeld 2, 3280 Murten, Schweiz

Telefon: 026 670 25 35

E-Mail: leitung@schildli.ch

Betriebsleitung: Nathalie Sobrado

Der Verein Kita Schildli ist verantwortlich für die Bearbeitung sämtlicher Personendaten im Zusammenhang mit dem Elternportal und der zugehörigen Kommunikation.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das passwortgeschützte Elternportal sowie für alle administrativen, organisatorischen und technischen Prozesse im Zusammenhang mit dessen Nutzung. Die Bearbeitung erfolgt gemäss Schweizer Datenschutzgesetz und gegebenenfalls kantonalen Bestimmungen.

3. Kategorien von bearbeiteten Personendaten

Wir bearbeiten nur Personendaten, die für den Betrieb des Elternportals, die Organisation der Betreuung, die Sicherheit der Kinder sowie gesetzliche, vertragliche und administrative Aufgaben notwendig sind.

a) Daten der Eltern

Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache, Benutzerkonto sowie Rollen und Berechtigungen, soweit diese für Kommunikation, Benutzerverwaltung, Rechnungsstellung und Organisation erforderlich sind.

b) Daten des Kindes

Name, Geburtsdatum, Adresse, Schulhaus, Klasse sowie Angaben zu Betreuungstagen, Betreuungsmodulen, Ferienbetreuung, Zusatzbuchungen und Abmeldungen.

c) Organisations- und Administrationsdaten

Anwesenheiten, Abgabe- und Abholinformationen, Transportinformationen, Tageslisten, Bemerkungen, interne Hinweise und administrative Prozesse.

d) Ernährungs- und Gesundheitsangaben

Angaben zu Ernährung, besonderen Bedürfnissen, Allergien, Unverträglichkeiten, Notfallinformationen und weiteren sicherheitsrelevanten Hinweisen werden erfasst, soweit sie für Betreuung, Verpflegung, Sicherheit oder Notfallsituationen erforderlich sind. Diese Angaben können besonders schützenswerte Gesundheitsdaten enthalten. Zugriff erhalten nur berechtigte Personen, die diese Informationen für ihre Aufgabe benötigen.

e) Foto- und Videoeinwilligungen

Im Elternportal können Einwilligungen oder Ablehnungen zu Fotos und Videos erfasst werden, zum Beispiel für interne Orientierung, Geburtstagskalender, Magnettafeln, Videoaufnahmen, Abschiedsgeschenke oder Veröffentlichungen im Jahresbericht. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

f) Technische Daten

Session-Daten, technische Protokolle, sicherheitsrelevante Ereignisse sowie Spracheinstellungen. Es findet kein Marketing-Tracking statt.

4. Zwecke der Bearbeitung

  • Betrieb und Weiterentwicklung des Elternportals
  • Verwaltung von Benutzerkonten und Rollen
  • Organisation und Durchführung der Betreuung
  • Kommunikation mit Eltern
  • Rechnungsstellung und Vertragserfüllung
  • Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit
  • Dokumentation von Betreuungsprozessen

Eine Bearbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

Ergänzend gelten die jeweils aktuellen Reglemente und Informationen des Vereins Kita Schildli, insbesondere zu Betreuung, Tarifen, Abmeldungen, Ferienbetreuung und organisatorischen Abläufen. Diese sind auf unserer Website einsehbar: verein-schildli.ch

5. Cookies

Es werden nur technisch notwendige Cookies für Login und Einstellungen verwendet. Keine Analyse- oder Marketing-Cookies.

6. Empfängerinnen und Empfänger der Daten

Personendaten werden nur Personen oder Stellen zugänglich gemacht, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Zugriff erhalten insbesondere berechtigte Mitarbeitende und beauftragtes Personal des Vereins Kita Schildli, soweit dies für Betreuung, Administration, Kommunikation, Organisation oder Sicherheit erforderlich ist. Zusätzlich können technische Dienstleister Zugriff auf Systeme oder Daten erhalten, soweit dies für Betrieb, Wartung, Support, Sicherheit oder Fehlerbehebung des Elternportals notwendig ist. Die Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und sind verpflichtet, angemessene Datenschutz- und Sicherheitsmassnahmen einzuhalten. Eine Weitergabe zu Werbe- oder Marketingzwecken findet nicht statt.

7. Datenübermittlung ins Ausland

Falls Daten im Ausland bearbeitet werden, wird ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt.

8. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche, vertragliche oder berechtigte organisatorische Gründe bestehen.

Aktive Kinder- und Betreuungsdaten werden während der laufenden Betreuung aufbewahrt. Buchungs-, Betreuungs-, Abmelde-, Ferien- und Organisationsdaten werden so lange aufbewahrt, wie sie für Nachvollziehbarkeit, Administration, Abrechnung, Rückfragen oder rechtliche Pflichten benötigt werden.

Geschäfts- und abrechnungsrelevante Unterlagen können bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Allergie-, Gesundheits- und Notfallinformationen werden regelmässig überprüft und gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Betreuung nicht mehr erforderlich sind.

Foto- und Videoeinwilligungen werden solange dokumentiert, wie sie für die Nachvollziehbarkeit der Einwilligung oder Ablehnung erforderlich sind.

Benutzerkonten können deaktiviert, anonymisiert oder gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Inaktive Benutzerkonten können nach einer definierten Inaktivitätsdauer gelöscht werden. Vor oder bei der Löschung können technische Nachweise oder Snapshots zu Dokumentations- und Sicherheitszwecken gespeichert werden.

Technische Protokolle und Sicherheitslogs werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Sicherheit, Fehlersuche oder Missbrauchsverhinderung erforderlich sind. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Pflicht oder kein berechtigter Grund zur weiteren Aufbewahrung besteht.

9. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Schutzmassnahmen wie:

  • Rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen
  • Sichere Authentifizierung
  • Verschlüsselte Speicherung
  • Regelmässige Sicherheitsprüfungen
  • Schutz vor Cyberangriffen
  • Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse

10. Rechte der Eltern

Eltern haben insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft
  • Berichtigung
  • Löschung
  • Einschränkung der Bearbeitung
  • Datenherausgabe
  • Widerspruch

Anfragen an leitung@schildli.ch leitung@schildli.ch.

Wir beantworten Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen.

11. Pflichten der Eltern und Erziehungsberechtigten

Eltern und Erziehungsberechtigte sind dafür verantwortlich, die im Elternportal hinterlegten Angaben aktuell und korrekt zu halten. Dies gilt insbesondere für Kontaktdaten, Abholberechtigungen, Notfallinformationen, Allergien, Unverträglichkeiten, medizinisch relevante Hinweise sowie Foto- und Videoeinwilligungen. Änderungen, die für die Betreuung oder Sicherheit relevant sind, sollen zeitnah gemeldet oder im Portal aktualisiert werden.

12. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche, organisatorische oder technische Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils im Elternportal veröffentlichte Version.